Работодатели переходят на электронные трудовые книжки

С 2020 года по проекту ПФР России работодатели начнут оформлять трудовые книжки работников в электронном виде.

В соответствии с проектом ПФР с 2020 года трудовую книжку можно будет оформить в электронном виде. Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освободятся от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки. Упростится и доступ к сведениям из трудовой книжки для государственных органов (Пенсионного фонда и др.).

Однако вопрос о порядке переноса ранее внесенных в бумажную трудовую книжку сведений на сегодняшний день не решен. Возможно, законодателем будет предусмотрен переходный период, в течение которого часть сведений будет храниться в электронных ТК, а часть на бумаге. Также нельзя исключить вариант полного переноса старых данных в новую систему.

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Переход на электронные трудовые книжки начнется с 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке будет содержаться весь перечень сведений, которые сегодня вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф. И. О. работника;
  • места работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если сегодня для этого он должен запрашивать выписку из трудовой книжки у работодателя, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс упростится. Сведения из электронной книжки можно будет получить:

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно будет хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

Согласно разъяснениям ПФР, при трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи.

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

Работник, не желающий полностью переходить на использование электронной трудовой книжки, должен в течение 2020 года написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Заявление оформляется в произвольной форме.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести и электронную, и бумажную трудовую книжку работника одновременно.

Если в течение 2020 года работник не написал такое заявление, работодатель вправе автоматически перевести его на электронную трудовую книжку с начала 2021 года. Бумажную трудовую книжку в этом случае следует выдать работнику.

Чтобы избежать претензий со стороны работников, не написавших заявление о сохранении трудовой книжки в бумажном формате, целесообразно получить от них заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде. Таким образом, все работники должны будут написать заявление либо о согласии на переход на электронную трудовую книжку, либо о сохранении бумажной трудовой книжки.

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

До окончания 2019 года всем работодателям следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

  • Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
  • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
  • Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
  • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” (см. проект изменений).

Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

  • Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников
  • Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
  • Формат сведений для формы “Сведения о трудовой деятельности работников”

С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения (прием на работу, перевод, приостановление работы, увольнение).

С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

  • Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работника
  • Порядок заполнения формы СЗИ-ТД

Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронной трудовой книжки?

Проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.

Дата публикации 19.09.2019

Источник: https://its.1c.ru/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *